| 從外貿(mào)業(yè)務人員日常工作習慣中尋找提高效率的方式 |
從外貿(mào)業(yè)務人員日常工作習慣中尋找提高效率的方式
每一個人都有她獨有的思維模式和做事風格。因此，經(jīng)常看到同樣的事情，在不同的人手里，處理的方式，時間點，效果各不相同。 效率的差異，其實就是由外貿(mào)業(yè)務人員日常工作的習慣（也就是思維模式和做事方式）來決定的。 外貿(mào)業(yè)務每天工作之前，應該有一個習慣，讀完所有的郵件！記住，不要讀一個郵件處理一個事情，先讀完所有，然后排序。 排序就涉及到“四象限”原則，第一象限：緊急而重要，第二象限：重要不緊急，第三象限：緊急不重要，第四象限：不緊急不重要。 即使都知道這個原則，在對一個事情的判斷上，大家還是會出現(xiàn)不同的分類，以我多年的工作經(jīng)驗，我還會加上另外一個衡量標準：1. 是否主要是自己內(nèi)部處理，2. 是否需要其他部門配合，并且時間不確定。 根據(jù)四象限加上這個原則，我會對事情進行一個排序，從1開始，把讀完郵件以后需要處理的所有事情全部排序，并手寫清單，處理完一個劃掉一個，以免遺漏，天天堅持。 以上兩件事情： 1.讀郵件，2. 列清單，是每天早上開始工作之間首要做的事情，直接影響到你一天的工作效率。 現(xiàn)在，我們再來舉例分析，如何歸類和處理事情，也就是我們開始做事的步驟！ 假設說你一天需要處理的事情分為：詢盤，新訂單，老訂單跟進，訂艙或文件工作，投訴。 我們需要遵循“先外后內(nèi)”的原則。 也就是說，先給客戶們集中寫郵件，告知客戶：你收到他們的郵件，會很快處理，這是一個最起碼的常識和禮節(jié)。有一些業(yè)務總是覺得收到詢盤，不把報價做出來就不好意思回復客戶，或者說有投訴了，不把處理意見整出來就無臉見客戶，看到訂單不把合同做出來就不能回復客戶。 大錯特錯，你先給每個客戶花1-2分鐘發(fā)一封這樣的郵件，會讓客戶心理上舒服很多，并且給自己留出足夠的時間處理，客戶收到你這樣的簡單郵件以后，知道你已經(jīng)著手處理問題了，收到詢盤了，會盡快報價；收到投訴了，會盡快處理； 收到訂單了，會立馬做合同，他就會得到心理上的安慰，會耐心等待你。 接下來，把需要跟其他部門配合處理的事情，一一發(fā)書面的郵件給相關部門，如果特別緊急的，可以在郵件上標示緊急等并且及時跟催結果。 處理完所有的對其他部門的郵件和事務安排以后，在等待他們處理的過程里，你就可以做那些主要集中在自己內(nèi)部的事情，比如說做合同，報關文件，質(zhì)保書，訂單跟蹤表，預收款表，訂艙單等，并根據(jù)當天的事情，提前做好報價表，提前寫好一些回復郵件等。 如果沒有收到相關部門的郵件，你還可以節(jié)省出來時間，觀察你的訂單跟蹤表，歷史的詢盤統(tǒng)計，客戶收款紀錄，或者看看是否公司有新庫存，新產(chǎn)品，或者促銷活動等，尋找話題去刺激一些潛在客戶，爭取他們的互動，以便為自己獲得一些額外的詢盤機會。 如果處理完，還有時間，還可以安排半個小時到一個小時的主動開發(fā)，搜索客戶，或者做點網(wǎng)絡推廣的事情，為自己爭取尋找到新的潛在客戶。 最后，在你收到相關部門的回復以后，在一一的回復客戶事情處理的結果。 這樣你的時間才會被合理利用，既不會因為外部人員的處理耽誤你的事情，也不會因為自己的排序錯誤而時間不夠用。 |
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